文秘

PPT文字太多怎么办

@东风伴我行

      如果一个PPT太多，内部看看还将就，在商务环境播放就不合适了。在这里，笔者谈谈自己的新的：1.就内容分段显示，一页PPT只留一段；2. 归纳出关键词或者标题，再缩减文字，尽量一段文字不超过3行，尽量用短句，避免使用太复杂的长句；突出重点，一些不必要的内容打印出来就好，不用堆砌在PPT中；4. 若优化后的条目是多层次，可以采用表格，增强逻辑层次和对齐。

董师傅点评：可以采用网上的精美模板，根据模板的留白填入重要内容就好，由于留白不多，就不会出现文字太多的情况。

制作“双色字”效果

@安土城

      为了让PPT更出彩，一些商务PPT会将标题做成“双色字”效果，这个“双色字”效果是怎么做出来的呢？PPT没有这个功能，是借助裁剪功能达到目的的，方法如下：随意输入一个关键词，复制关键词，然后点击“编辑”，选择“选择性粘贴”，在弹出的窗口中选择“图片（Windows元文件）”，关键词就变成一张图片了，将图片裁剪一半保留上半部份，然后改变关键词的颜色，用同样的方法转换为另外一张图片，这次通过裁剪保留下半部份，最后就是将两个部分合在一起就OK啦！

董师傅点评：组合两张图片时可以用快捷键“Ctrl+方向键”微调位置。

两种方法输入直径符号Φ

 @一歩歩赱

     有的商务合同中要输入产品的直径，就要用到直径符号Φ，这个符号怎么输入呢？经过研究找到两种方法：

     方法1：利用输入法搞定，以搜狗输入法为例，点击搜狗输入法图标中的“输入方式”，再点击的第三个“特殊符号”图标，选择“希腊/拉丁”，就可以找到直径符号了。

方法2：在Word文档中点击“插入”，选择“符号”，在“子集”里面选择“西里尔文”，第二行第四个就是直径符号Φ了。

董师傅点评：在百度中输入“直径符号”关键词，就可以看到Φ，这也是一个讨巧的方法。

清除Word中个人数据

@猫宰

      好多人不知道，我们发送的Word文档包含了不少个人数据，例如最近保存文档的人员的姓名、请求审阅信息、传送名单等数据（右击Word文档，选择“属性”，再切换到“详细信息”就可以看到），这些数据怎么清楚呢？解决方法如下：点击“工具”，选择“选项”， 在弹出的窗口中选择“安全性”，在“隐私选项”下勾选“保存时从文件属性中删除个人信息”即可。Excel、PPT也可以如此操作清除个人数据哟！

董师傅点评：如果是Word 2007，点击“Office按钮”，选择“准备”，再选择“检测文档”，勾选需要检查的内容，最后点击“检查”，删除不需要让人看到的内容即可!如果是Office 2016版，点击 “文件”，再选择“准备共享”旁边的“检查问题”即可。

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