文秘

不用外设 遥控播放PPT

@四季小栈

      在商务活动中演示PPT时，一般会配一只PPT遥控笔，如果PPT遥控笔失灵了或者突然找不到了，该怎么应急呢？借助WPS的“共享播放”可以救场哟，方法如下：在电脑端用WPS打开PPT且登录账号，在手机端打开WPS并登录账号，之后在电脑端点击“共享播放”，生成一个接入码，再在手机端点击工具栏中的“接入共享”， 输入接入码就可以进入同一个小组的共享播放环境，如此就可以在手机中遥控PPT播放了，遥控时要注意如果启用激光笔翻页模式，只需向左或向右滑动手指就能实现向相应方向翻页的目的，如果启用激光笔标注模式，可以通过页面左下方和右下方的箭头翻页，这时激光笔的作用则是通过手指滑动的痕迹来标注演讲的重点。

董师傅点评：除了WPS，也有不少APP可以让手机控制电脑的，不仅仅局限于播放PPT哟，可以实现任何操作。

用好减少一页功能

@飞龙顺牛

      在编辑Word文档时，经常遇到文档最后一页只有一两行甚至几个字的情况，字不多却要占用一整页，如果打印感觉浪费了一张纸。一般情况下，许多人也不会在意这个，不过如果是合同、备忘录等重要文件，这么做就太突兀了。怎么解决这个问题呢？减小页边距，可以减小上下左右的白边，让一页内能够装更多内容，除此之外还可以试试减少一页功能，点击“打印预览”，在工具栏中选择“减少一页”，再点击“关闭”，超出整页的一两行就被缩入倒数第二页了，且原来的格式不变。

董师傅点评：使用减少一页功能后，倒数第二页的字体会变小。

财会

海量数据 语音校对

@文艺旧情书

      作为财会人生校对数据是必要的功课，如果Excel表格数据少校对还是很轻松的，如果Excel表格比较复杂有海量数据，校对就是一个吃力的活，此时全部靠眼睛校对，很容易出差错，如果命令Excel表格把表格数据念出来，不仅减轻了工作量，还不容易出错，方法如下：点击“视图”→“工具栏”→“文本到语音”，弹出“文本到语音”窗口，此时会发现这个功能的全部按钮无法点击，这是怎么回事？这是因为该功能在Excel安装时没有默认安装，所以在第一次使用时会插入Office安装光盘来解决这个问题。

      功能激活后，在打开的“文本到语音”工具栏中的“数据文件”里选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏中的“朗读单元格”即可。

            Excel在朗读时，被朗读到的单元格会以选中状态显示且还可以流利地朗读英文，因为是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确。如果想对朗读的声音做设置，打开“控制面板”的“语音识别”，点击“文本到语音转换”，在这里可以选择朗读的声音和速度。

董师傅点评：Excel朗读的是工作表中当前可见的内容，包括数字、中文、英文等，如果工作表为公式视图，还会朗读公式；如果工作表中的某些单元格数据是隐藏的，则不朗读。

自动合并Excel单元格内容

@和暖的火

      在汇总Excel表格时，经常要合并选中区域内所有单元格的内容，但是Excel自带的合并功能比较弱，无法实现这个目的，应该怎么办呢？可以借助VBA代码实现，代码如下：

Sub 合并单元格()

'关闭屏幕更新和警告提示

Application.ScreenUpdating = False

Application.DisplayAlerts = False

Dim i%

'循环统计选中区域的单元格数据并将其合并到StrTotal中

For i = 1 To Selection.Count

StrTotal = StrTotal & Selection.Cells(i)

Next

'设置选区格式

With Selection

.MergeCells = True

.HorizontalAlignment = xlCenter

.VerticalAlignment = xlCenter

.Value = "'" & StrTotal  '在合并数据前加 '号

End With

'恢复屏幕更新和警告提示

Application.DisplayAlerts = True

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

      为编制的的宏指定一个自定义的按钮。今后在几个不相邻的单元格内依次输入不同的数据(可以是文字、字母或数字)，选中所有的数据区域，点击自定义的按钮就可以看到合并的效果了。

董师傅点评：要使用宏功能，需要在“工具”→“宏” →“安全性”中降低安全级别。

拯救损坏的Excel文档

@越来越沉默

      最近打开一个2014年的一个Excel文档，发现文档里面的内容混乱有乱码，关闭后重新打开也是这样，于是点击打印想看看打印出来正常不，却发现无能打印了。怎么修复损坏的Excel文件呢？经过摸索，找到了如下一些方法：

·借助“打开并修复”功能

            Excel的“打开并修复”功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误，点击“文件”菜单，选择“打开”命令，在“查找范围”框中加载损坏的文件，点击“打开”按钮旁边的箭头，再点击“打开并修复”即可。

·另存为SYLK格式

      如果Excel文档能够打开，那么将文档转换为SYLK格式试试，点击“文件”菜单，选择“另存为”命令，在“保存类型”列表中选择“SYLK(符号连接)(*.slk)”，然后点击“保存”按钮即可。

·下载Excel查看程序

            Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费工具，下载并安装该工具，之后运行工具加载损坏的Excel文档，如果文档损坏的不严重的话，通过Excel查看程序是可以看到原来的数据的，备份数据即可。

董师傅点评：上述方法也可能都不起作用，这个情况下就只能使用ExcelFIX之类专业的修复工具，就算是专业的修复工具能不能修复Excel也要看人品。

教师

比较合并两个版本的教案

@半生浮云半生茶

      同一教案经常有多个版本，有的时候我们要将两个版本的教案合为一个，且需要知道差别在什么地方，这个目的怎么实现呢？方法如下：点击“审阅”选项卡，找到“比较”按钮并点击，在打开的下拉列表中选择“比较”，弹出“比较文档”对话框，在“原文档”下拉列表中选择第一个版本，在“修订的文档”下拉列表中选择第二个版本，之后点击 “更多”按钮，选择将对比结果显示在一个新文档中。

      如此设置后，新文档中会显示文档比较结果，在“比较的文档”窗口中浏览文档时，右侧“原文档”和“修订的文档”窗口中的文档会随之滚动，显示对应的内容，对比一目了然，非常方便。接下来，我们要完成合并操作了。点击 “审阅”选项卡，找到“比较”按钮并点击，在打开的下拉列表中选择“合并”，弹出“合并文档”对话框，选择需要合并的文档，点击“确定”按钮关闭对话框，Word将指定创建一个合并后的新文档，再点击“审阅”，选择“更改”，点击“接受”按钮处的下三角按钮，在展开的列表中选择“接受所有修订”选项即可。

董师傅点评：当两个用户分别对同一个文档进行编辑，使用Word的合并文档功能后文档将包含这两个文档的所有内容，对于任何一个文档中存在而另一个文档不存在的内容，Word都将其作为插入文本而用修订标记标识出来，用户可以通过接受或拒绝这些修订内容来控制合并文档的内容。同样，如果两个文档存在格式差别，合并后的文档会以修订方式标识出来，用户可以通过接受或拒绝来选择使用哪个格式。

请关注董师傅微博

怎么办公最有效率？怎么办公最轻松？来看看董师傅的珍藏，相信你一定会有意外的收获。顺带也可以听听董师傅的理财心得，倾听财富的声音！同时有问题也可以微博私信董师傅。